UI-agent za odgovarjanje na e-pošto v Bitrix24

O stranki

Naša stranka, prevajalsko podjetje iz Koreje, ki deluje po vsem svetu, uporablja Bitrix24 On-Premise kot CRM za svoje stranke in kot upravitelja nalog za zaposlene. Stranka je želela z uporabo Bitrix24 in storitev UI zmanjšati čas, ki ga prodajniki porabijo za rutinska opravila.

Cilj projekta

V okviru širše pobude za izboljšanje poslovne učinkovitosti je bil naš glavni cilj skrajšati čas, ki ga prodajni vodje porabijo za ročno branje in odgovarjanje na rutinska e-poštna sporočila strank. Ključna zahteva je bila dosledno ohranjanje uveljavljenega korporativnega tona in smernic blagovne znamke podjetja v vsej komunikaciji. Po internih podatkih, ki jih je posredovala stranka, je obravnava rutinske e-poštne korespondence prej porabila do 30 % celotnega delovnega časa prodajnika.

Rešitev

Za rešitev tega izziva smo razvili prilagojen UI-agent, ki ga poganja OpenAI in je neposredno integriran v okolje CRM. Agent se sproži takoj, ko vodja začne odgovarjati na e-pošto v Bitrix24: analizira vsebino prejetega sporočila in v urejevalniku e-pošte nemudoma ustvari kontekstno prilagojen osnutek odgovora, ki ga uporabnik lahko pregleda, uredi ali takoj pošlje.

Za razliko od vgrajenega UI-pomočnika v Bitrix24 (CoPilot), ki se pri oblikovanju odgovora opira izključno na neposredno besedilo prejete e-pošte, smo zasnovali razširjen UI-cevovod, ki je sposoben poglobljene analize prejetih zahtev. Naš sistem natančno določi konkreten namen oziroma vrsto poizvedbe sporočila in izbere prilagojene sistemske pozive. Bistveno je, da te pozive obogati s samodejnim pridobivanjem ustreznih kontekstnih podatkov neposredno iz različnih entitet Bitrix24, vključno z zapisi o trenutnih in preteklih poslih, komercialnimi predlogi, ponudbami in preteklimi interakcijami s strankami.

Ključni rezultati in učinek

Po uvedbi UI-agenta se je povprečni čas za obravnavo prejete e-pošte drastično skrajšal s 5–10 minut na zgolj 1–2 minuti, tudi ob upoštevanju ročnega pregleda in manjšega urejanja osnutka, ki ga ustvari UI. Z odpravo rutinskega pisanja osnutkov je prodajna ekipa vsak dan pridobila več ur produktivnega časa in se lahko posvetila pomembnim pogajanjem s strankami ter strateškim nalogam.