UI-agent za samodejno ustvarjanje poslov iz e-pošte v Bitrix24

O stranki

Naša stranka, korejska prevajalska agencija, ki deluje po vsem svetu, uporablja Bitrix24 On-Premise kot platformo za CRM in upravljanje nalog. Njihova specializirana prevajalska programska oprema je prej delovala kot samostojen sistem brez neposredne povezave z Bitrix24, zato so morali zaposleni vse podatke prenašati ročno.

Cilj projekta

V okviru pobude za operativno učinkovitost smo morali avtomatizirati ustvarjanje poslov v Bitrix24 neposredno iz dohodnih e-poštnih sporočil strank in priloženih datotek, hkrati pa v prevajalski programski opremi ustvariti pripadajoče projektne naloge.

Rešitev

V prvi fazi smo zgradili cevovod za razčlenjevanje e-pošte, ki ga poganja model OpenAI. Cevovod poskrbi za predobdelavo (čiščenje besedila), izločanje strukturiranih podatkov in naknadno obdelavo za preverjanje točnosti podatkov. Da bi obvladali različne oblike e-pošte in panožno terminologijo, smo zasnovali prilagojen poziv z vgrajenim slovarjem in uporabili večstopenjske klice modela za preverjanje razčlenjenega izpisa, preden se ta shrani v dodatna polja posla.

V drugi fazi smo vzpostavili povezavo REST API s prevajalsko programsko opremo stranke, da bi s strukturiranimi podatki o poslu samodejno ustvarjali naloge za prevajalce. Sistem ID-je nalog in podrobnosti projekta zapiše nazaj neposredno v posel v Bitrix24, kar prodajnim vodjem omogoča popoln pregled. Poleg tega smo v Bitrix24 uvedli samodejni potek dodeljevanja, ki posle razporeja med razpoložljive prodajne predstavnike glede na zgodovino stranke in trenutno obremenjenost.

Ključni rezultati in učinek

Skupni čas za ustvarjanje posla in prevajalske naloge se je skrajšal z 10–15 minut (in do 30 minut pri nočnih zahtevah) na zgolj 45–60 sekund. UI-agent je že takoj po uvedbi dosegel več kot 75-odstotno natančnost razčlenjevanja, ne da bi bilo potrebno dodatno prilagajanje modela za posamezne predloge e-pošte.